Plateforme Solo Too – Description technique et demandes

Le site internet de Solo Too repose sur une motorisation Wordpress.
PeepSo gère les inscriptions (via un formulaire FluentForms) et les abonnements (via une intégration avec le plugin Paid Memberships Pro).
La validation des demandes d’inscription se fait manuellement sur base de l’analyse d’un questionnaire de pré-inscription généré par FluentForms.

Après acceptation de l’inscription, une automatisation dans FluentCRM envoie trois questionnaires supplémentaires :

1. Quels sont vos attentes sentimentales (si dans le questionnaire de pré-inscription, le nouvel inscrit déclare en avoir)

2. Parlez-nous de vous ?

3. Quels sont vos hobbies,… ?

Tout ceci forme un modèle de base de données que vous retrouverez ici : https://developers.fluentforms.com/database/

Fluent Forms ORM fournit une implémentation ActiveRecord simple et esthétique pour travailler avec des tables de base de données. Chaque table de base de données possède un « modèle » correspondant qui permet d'interagir avec cette table. Les modèles vous permettent d'interroger des données dans des tables de base de données, ainsi que d'insérer de nouveaux enregistrements dans la table.

Voici mes demandes :

1) Édition des profils par les membres

Une fois connecté à www.solotoo.eu, le membre doit pouvoir se diriger depuis la page d’accueil vers la page d’édition de son profil. Là une arborescence adaptée à la consultation de ses données doit lui permettre de naviguer entre les différents types de données et lui permettre de les mettre à jour (remarque, certaines données ne pourront pas être modifiées (ou pourront l'être après validation manuelle de la demande par un opérateur), d’autres ne seront pas visibles (ex : indice IMC,…)

2) Recherche dans la base de données, ajout de champs, édition de données

1. Il devra être aisé de naviguer à travers les informations des profils des membres (recherche, filtre,…).
   Rmq : il y a aussi des photos qui doivent pouvoir être visualisées.

2. Des champs devront pouvoir être ajoutés automatiquement (exemple : l'indice IMC, une évaluation de la beauté d'une personne)

3. Des champs devront pouvoir être édités manuellement ou automatiquement (l'indice IMC doit être généré par une formule sur base du poids et de la taille qui sont des données de la base de données, l'évaluation de la beauté devra pouvoir se faire manuellement par un opérateur)

4. Il devra être facile de rechercher dans la base de données, les personnes répondant à un ou plusieurs critères (parmi une sélection laissée au choix de l’opérateur). Ou encore, quelles sont les personnes susceptibles d’être intéressées par les caractéristiques d’une personne déterminée.

5. Il sera possible d’exporter des résultats d’une recherche (Noms, prénom, emails) ou de créer une étiquette exploitable par le CRM avec ces résultats

6. L’interface d’exploration de ces données peut-être interne à la plateforme internet de Solo Too, hébergée par un prestataire ou encore être un logiciel tiers installé sur PC (sur Mac de préférence)

3) Automatisation partielle de la gestion des speed dating

Idéalement, j’aimerais tout automatiser. Il faut donc garder ça à l’esprit pour un développement futur.
Mais pour l’instant, j’aimerais automatiser les tâches pointées d’une astérisque *

Je liste ci-dessous tous les processus de gestion d’un speed dating :

• Voir la disponibilité d’un établissement pour y organiser un speed dating tel jour à telle heure

• Créer l’affiche publicitaire

• Créer l’évènement sur une plateforme de paiement (actuellement, j’utilise Billetweb.fr. nous utilisons également le plugin Wordpress de gestion des événements pour les événements publiés par nos membres. Nous travaillons avec deux outils différents car il était impossible de configurer ce dernier pour que les inscrits soient visibles des connectés et invisibles des visiteurs. L’utilisation d’un autre moyen de gestion des événements reste envisageable.)

• Créer l’évènement sur la page commerciale Facebook de Solo Too

• Publier cet évènement sur le groupe Facebook de Solo Too

• Publier cet évènement sur la page Instagram de Solo Too

• Promouvoir l’évènement sur FB (une promo pour cibler les hommes. Une autre pour cibler les femmes)

Une semaine avant le début de l'événement, Vérifier le niveau d’inscription :

• S’il manque des participants (hommes ou femmes ou les deux) :

  • retrouver la liste des anciens participants ayant déjà participé à un speed dating et correspondant à la tranche d’âge visée puis leur écrire un email de sollicitation à participer.

  • retrouver les personnes ayant liké l'évènement FB ou d'ancien évènements FB pour cette tranche d'âge et les solliciter manuellement via Messenger

  • faire une recherche multicritère dans la base de données des membres inscrits au site internet de Solo Too afin de leur envoyer un email de sollicitation.

  • publier sur Insta, la page et le groupe FB de Solo Too différentes publications de relance.

• S'il y a suffisamment d'inscrits, aucune tâche n'est alors à réaliser

La veille de l’évènement vers 18h

• Vérifier si un minimum de 6 femmes et 6 hommes sont inscrits.
  Si tel est le cas, la tenue de l'événement est validée. Ce qui engendre les opérations suivantes :

  • La liste des participants doit être transférée vers le site de Solo Too (depuis BilletWeb) éventuellement par un export .csv.

  • Chaque événement doit être associé à l’adresse email de l'animateur de la soirée.

  • L'animateur doit recevoir la liste des inscrits

  • Les participants doivent recevoir la confirmation de la tenue de l'événement (il y aura un modèle de confirmation pour chaque endroit où se passe le speed dating).

  • Chaque nouvel inscrit entre ce moment et la clôture des inscriptions doit recevoir immédiatement après son paiement un email de confirmation. L'animateur reçoit une copie de ce courrier.

• S'il n'y a pas suffisamment d'inscription :

  • Il faut envoyer un mail d'annulation de l’évènement,

  • envoyer un email de proposition d'alternative future,

  • générer un avoir aux clients (c'est une fonctionnalité intégrée dans BilletWeb).

* Fin des inscriptions Online (2h avant l'événement) :

• Renvoyer un résumé des inscriptions à l'animateur

• La liste des participants doit être mise à jour et transférée vers le site de Solo Too (depuis BilletWeb) éventuellement par un export .csv.

* Inscription de dernière minute sur place en cash

• L'animateur doit pouvoir ajouter des personnes. Les infos sur ces inscrits s'ajouteront à celles déjà enregistrées.

* Déroulement de l’évènement :

• Pendant l'événement : l’animateur doit indiquer la liste des participants présents (il reçoit un email, l’invitant à se connecter à une page de Solo Too où il pourra pointer les absents).

Après l'événement :

• • Vers 23h : envoyer un email aux participants présents les sollicitant à se connecter sur une page de Solo Too afin de nous livrer leur préférence d’amitié, de crush ou de désintérêt pour les participants présents (des demandes d'amitié (ou même de crush) peuvent également être sollicitées entre personnes de même sexe)

• • Un email de rappel à ceux qui n'ont pas encore remis leur bulletin doit se faire 4 jours d'affilée. Il doit contenir les infos suivantes : "actuellement sur x femmes inscrites, y ont répondu et sur z hommes inscrits, w ont répondu". Le 4e doit annoncer la clôture des votes à minuit.

• • Un tableau croisé entre les attentes des différents candidats doit être généré et mis à jour à chaque bulletin entrant.

• • À chaque nouveau matching, un email doit être émis vers les deux personnes qui ont matché (il y aura donc deux modèles d’email (crush et amitié)).

• Pour ceux qui n'ont reçu aucune demande ni de crush ni d'amitié, un email adapté leur sera envoyé pour qu'ils soient bien informés que le processus s'est bien déroulé correctement jusqu'à la fin.