Installation d’un extranet, ou d’une solution SharepointLe cabinetNous sommes un petit bureau de comptables agréés (2 associés, 2 employés et quelques pigistes occasionnels) à Montréal (Québec / Canada). Nous souhaitons créer un site extranet pour nos clients. L'idée est de pouvoir échanger des documents personnels et confidentiels entre les clients et la firme. Notre travail principal consiste à faire la vérification des états financiers des clients (Audit) et préparer des déclarations fiscales pour des particuliers et des sociétés privées. Nous ne sommes pas des spécialistes en informatique et avons des connaissances limitées sur les produits et services qui pourraient répondre à nos besoins.EnvironnementNous avons fait l’acquisition récemment de deux serveurs. Un fonctionne avec Windows Small Business Server 2003 SP2 (en anglais) et le deuxième serveur fonctionne avec Windows Server 2003 (en français). Nous envisageons de changer la version anglaise de Windows Small Business Server 2003 SP2 pour une version en français. Les postes de travail de tous les utilisateurs fonctionnent avec Windows XP Professional SP2 (en français). Nous participons au programme partenaire Microsoft pour les comptables, nous avons ainsi accès a plusieurs logiciels de Microsoft a peu de frais.Principaux objectifs poursuivisNous avons deux catégories de clients.· La première catégorie ne nous enverra que des fichiers de petite taille (1 à 4 MEG au maximum).· La deuxième catégorie exige que l’on reçoive d’eux, des fichiers de 20 à 150 MEG (50 à 100 MEG en moyenne).Un des objectifs principaux du bureau est de permettre aux utilisateurs de nous fournir eux-mêmes les fichiers dont nous avons besoin pour travailler sur leur dossier. Plusieurs des fichiers que nous souhaitons recevoir des clients sont en fait des fichiers de bases de données de leur système comptable. Certains de ces fichiers sont très volumineux et ne peuvent pas circuler facilement par courriel, d’où l’idée d’installer un site extranet, FTP ou Sharepoint. En recevant les bases de données des clients, nous pouvons travailler rapidement sur leur dossier sans avoir à attendre de recevoir un CD par la poste. Ainsi, lorsqu’un fichier est envoyé sur notre serveur, une alerte doit nous en aviser.En plus de ces fichiers de bases de données les clients pourraient être appelé à fournir des fichiers numérisés de documents source comme des factures, des chèques, ou autres pièces justificatives de manière a nous permettre de faire nos vérifications (audit). Dans une phase plus avancée, pour les clients munis de numériseur on pourrait même envisager de faire « outsourcer » une partie des travaux.Un deuxième objectif important est de mieux répondre aux demandes des clients. Les clients d’une firme comptable ont souvent besoin d’avoir accès aux documents qu’ils nous ont fournis dans le passé ou avoir des copies supplémentaires de leurs états financiers ou de leurs déclarations fiscales. Par exemple, on pourrait rendre disponible une copie PDF des déclarations fiscales des clients sur le site FTP de manière a ce qu’ils puissent se servir eux-mêmes sans avoir a nous les demander et ainsi réduire le nombre de demandes qu’il pourrait nous faire a ce sujet. Nous pourrions faire de même avec les documents qu’ils nous auraient remis, en numérisant ces documents plutôt que de les photocopier comme nous le faisons actuellement. Ainsi, dans le futur, les clients pourraient toujours avoir accès à ces documents sans devoir venir les chercher au bureau ou sans nous demander de leur en faxer une copie.Finalement, un objectif important est de prendre une avancée technologique sur la compétition et rehausser l’image de marque du bureau, auprès des clients, des employés et des autres intervenants qui gravitent autour de nous. Comme nous sommes une petite firme, le projet doit demeurer à l’intérieur d’un budget raisonnable et doit rester simple autant dans son utilisation que dans son administration.La sécurité des données confidentielles de nos clients est notre priorité dans ce projet. La confidentialité des données est non seulement un devoir déontologique, mais aussi une responsabilité légale dans notre pays. Notre réputation est aussi en jeu lorsqu’il s’agit de la sécurité des informations confidentielles des clients. Nous ne prendrons aucun risque avec les données des clients. Le fournisseur de services devra démontrer qu’il a les certifications nécessaires et qu’il a une expérience adéquate pour ce type de projet. Des références seront demandées et une entreprise tierce sera sélectionnée pour tester la sécurité du site. Nous préférions un site sécurisé de type HTTPS à 128 bits de manière à protéger le client à tout moment autant au moment où ils transigent sur notre site et quand les données reposent chez nous.DémarchesNous avons actuellement l’idée de faire un site avec Sharepoint Service de Microsoft, mais nous sommes ouverts à d’autres solutions qui pourraient être envisagées si elles répondent bien à nos besoins. Au début du projet, nous avons imaginé une solution avec Sharepoint Service de Microsoft, mais nous ne sommes pas certains si Sharepoint accepte bien les fichiers de plus de 50 Meg. Aussi, comme le transfert des bases de données (très volumineuses) des clients de chez eux vers nous ne se fait que pour 45 clients il serait possible de retirer ces fichiers du site extranet (une fois reçu) pour les déposer directement sur notre réseau. Le site lui-mêmePour les clients du bureau, le site doit être extrêmement simple d’utilisation. L’extranet doit être accessible avec un simple navigateur Internet, les clients ne doivent pas avoir besoin de télécharger ni d’installer un logiciel. Cette simplicité est nécessaire pour éviter que les clients aient à communiquer avec nous pour obtenir de l’aide sur l’utilisation du site. Si nous devions recevoir des appels d’aides (disons plus de 3 % des utilisateurs) le gain de productivité serait perdu.Le site extranet doit permettre d’avoir une zone commune sécurisée pour les clients du bureau ou des messages ou instructions pourraient être mis en ligne à leur attention, et ce, dans une belle interface graphique un peu comme on le ferait sur une page WEB ordinaire. Ensuite, une zone privée exclusive au client où l’on y déposerait les documents confidentiels propres au client lui-même.L’outil de transfert des fichiers doit être en langue française, mais idéalement bilingue, anglais et français étant donné que la majorité des clients (90%) sont francophones et que (10%) sont anglophones.Dans la zone exclusive d’un client il pourrait y avoir plusieurs dossiers soit un par année, idéalement le client ne devrait pas pouvoir intervenir à ce niveau. A l’intérieur du dossier d’une année il y aurait autant dossier que nécessaire le client pourrait avoir le droit de créer des dossiers et ajouter des documents. De préférence l’associer responsable d’un client devrait recevoir un avertissement lorsqu’un client ajoute un document sur le site. Idéalement les clients ne devraient pas avoir le droit de supprimer ou renommer un document sur le site pour éviter que nous travaillions avec un document qui serait ensuite effacé malencontreusement par un client. La date du dépôt du document devrait être visible facilement. Seul l’associer responsable du dossier devrait avoir le droit de supprimer les documents sur le site.Les clients devraient idéalement pouvoir administrer leurs mots de passe eux‑mêmes et pouvoir changer les paramètres de leur compte (noms, adresse, téléphone…) sans notre intervention.Au moment du transfert des fichiers, il devrait idéalement y avoir des protections pour éviter que les associés ou les employés déposent des fichiers d’un client dans le dossier d’un autre client. Il devrait aussi y avoir des protections pour s’assurer de la sécurité pendant le transfert, et ce, autant au moment ou c’est le cabinet qui transfert les données que lorsque c’est le client qui le fait. (Exemple établir une connexion VPN, un site SSL ou un autre moyen sécuritaire, et procéder à la vérification par un antivirus des données que le client nous transfert ect…)Budget : à définir (selon les cotations des prestataires de services)Délai : le plus tôt possible idéalement dans 10 à 15 joursPropriété intellectuelle : Le droit sur la propriété intellectuelle nous appartiendraAprès l’installation de la solution, il faut prévoir un nombre raisonnable d’heures pour nous offrir une formation minimale.Notre prochain mandat à offrir consistera à rehausser l’image de notre site Internet et corriger certains bogues.Nature du projet : Ce projet est un projet concret, et une réalisation certaine
Projet numéro 17 : "CREATION D-UN SITE EXTRANET SECURISE OU D-UNE SOLUTION SHAREPOINT"
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