GESACT Objectifs Le GESACT doit être un outil très simple d'utilisation sur une ergonomie de tableur Excel. Il a pour objectif de tracer toutes les activités d'une entreprise en gérant concomitamment à la fois les opérateurs et les opérations tant dans la période prévisionnelle que dans la période exécutée. Le GESACT doit permettre de savoir à tout instant, qui fait quoi, quand, ou, avec qui, pendant combien de temps, depuis quand et jusqu'à quand, quel est l'état d'avancement. Le GESACT doit s'adapter à tout moment à la réalité de la vie de l'entreprise pour permettre à ses utilisateurs d'être au plus près de la réalité tant dans la période prévisionnelle, qu’au moment de l'exécution, ou dans l'enregistrement de ce qui s'est effectivement réalisé. Le GESACT doit pouvoir être rapidement accessible à l'écran, d'une utilisation facile, avec un visuel compréhensible et d’une manipulation signifiante par tous ses utilisateurs selon leur besoins. Ces utilisateurs sont potentiellement tous les salariés de l'entreprise. Le GESACT doit s'adapter en permanence à l'évolution de la taille de l'entreprise, de son style de management et de ses besoins en matière de gestion de ses activités. Il doit permettre à l'entreprise de personnaliser son outil GESACT. Pour ce dernier objectif, le concepteur propose de n'utiliser que la couleur noire pour le GESACT afin qu’il soit le plus neutre possible et pour laisser à l'entreprise la possibilité de le personnaliser par ses propres couleurs. Il en sera de même pour l'utilisation de différentes polices de caractère. Le concepteur demande à l'informaticien de réaliser un GESACT “manuel” avec les fonctionnalités de base de Excel. Le concepteur demande que’après avoir pris connaissance du projet, l’informaticien prenne contact avec lui téléphoniquement avant de commencer son travail afin de qu'il puisse s’assurer de sa bonne compréhension du projet. Son coût de création doit être le plus minime possible. Le concepteur dans le descriptif ci-après a indiqué en fin du présent descriptif les variantes possibles afin que l'informaticien ai une idée plus complète des possibilités envisagées pour les futures versions. STRUCTURE Le GESACT est composé d’une partie évolutive et mobile : le planning et d’une partie fixe : le calculateur . Ces deux parties se composent d'une bande calendaire avec au-dessus une bande des opérateurs et en dessous une bande des opérations, afin que le calendrier soit commun à ces deux dernières tant dans la partie planning que dans la partie calculateur. L'aspect visuel du GESACT , son écran unique et la manière de le faire fonctionner rappelle celui des plannings muraux à fiches dans les bureaux ou les ateliers afin que ses d'utilisateurs appréhendent intuitivement sa représentation et son fonctionnement. Les bandes Pour gérer concomitamment les opérateurs et les opérations, le calendrier sera mis horizontalement sous la forme d’une bande de 8 lignes. Le GESACT sera donc composé de haut en bas d'une bande des opérateurs, d'une bande calendaire et d'une bande des opérations. La bande calendaire est composée, une fois pour toutes , de bas en haut, d'une ligne pour les années, d'une ligne pour les mois, d'une ligne pour les semaines, d'une ligne pour les jours, d'une ligne pour les dates, d'une ligne pour les horaires, d'une ligne pour les durées et enfin de la ligne pour les coefficients horaires. Les durées seront inscrites manuellement par les utilisateurs à moins que le calcul automatique de la durée soit très facile à réaliser informatiquement et d’un coût négligeable. La bande des opérateurs est composée d'autant de lignes qu'il y a d'opérateurs avec une ligne située entre la bande calendaire et la bande des opérateurs pour les totaux verticaux. Symétriquement la bande des opérations est composée d’autant de lignes qu'il y a d'opérations avec une ligne de totaux verticaux située entre la bande calendaire et la bande des opérations. La partie PLANNING Le Temps Le calendrier démarre à partir de l'ouverture du GESACT par l'entreprise utilisatrice et ne s'arrêtera jamais, c'est pour cela qu'il est dit perpétuel. Toutefois si le tableur Excel est limité en capacité ou trop lent à répondre, il sera fait un GESACT par année, ou par semestre. Les LAPS : Le temps est décomposé en laps. Un laps est une période de temps continu entre deux moments, l'Instant de début du laps et l'instant de fin du laps. Dimensions des lignes et des colonnes : La largeur des laps est la même pour tous. Elle est indépendante de leur durée. Elle est déterminée une fois pour toutes par les inscriptions que l'utilisateur voudra y faire figurer d'une manière visible, tout en permettant l'affichage sur l'écran si possible de 20 laps, en sachant que l'inscription la plus conséquente est celle des horaires qui représente 11 caractères de taille 6 pour les horaires. Ex : 10h15-12h30. Ce qui doit correspondre à environ 10 signes ou chiffres ou lettres de taille 7 et 8 lettres majuscules de taille 8. Les autres inscriptions devront tenir compte de cette contingence. Pour répondre l'immense majorité des entreprises, le GESACT sera proposé pour chaque jour ouvré avec un laps du matin ( Ex : 8h00-12h00 ) et un laps pour l’après-midi (Ex ; 13h30-16h30). L'entreprise pourra bien entendu modifier ces horaires y mettre les siens. Pour le calculateur (voir ci-après) la largeur des 6 colonnes sera identique à celle des laps. Donc la largeur de toutes les colonnes du tableur sont identiques. Les lignes sont également toutes identiques en hauteur : 13,00 (0,32 centimètres) pour la bande des opérateurs et pour la bande des opérations. 11,00 (0,28 centimètres) pour la bande calendaire et les 2 lignes de totaux verticaux , afin que la bande calendaire se distingue des autres bandes. Ainsi à l'écran 26 colonnes devraient pouvoir être vues (six colonnes pour le calculateur et si possible 20 colonnes pour le planning) et si possible 15 lignes pour la bande des opérations , 15 lignes pour la bande des opérateurs de part et d'autre des lignes de la bande calendaire (8 lignes ) plus les deux lignes des totaux verticaux). Être vu à l'écran est différent d'être affiché. S'il y a plus d'opérateurs que de ligne vues à l'écran, certains opérateurs tout en étant affichés ne seront pas vus à l’écran. Cela n'a pas d'importance, en effet il sera rare qu'un groupe d'opérateur nécessite plus de 15 lignes. Par ailleurs l'utilisateur est plus intéressé par les totaux que par le détail de chaque opérateur quand ils sont nombreux, mais ils seront toujours comptabilisés y compris dans les totaux verticaux. De plus voir la possibilité de faire défiler sur l’écran les opérateurs non vus à l’écran avec les molettes sélectives (voir la rubrique) Idem pour la bande des opérateurs. Granulométrie du temps : La plus petite durée sera de 0h05, c’està dire 3 minutes afin de n’avoir à gérer que des nombres avec seulement que 2 chiffres après la virgule. L'entreprise aura aussi la possibilité d'indiquer les horaires en centièmes d'heures pour avoir une granulométrie un peu plus fine (inférieur à la minute), tout en ayant toujours que 2 chiffres ; dans les calculs Visualisation des semaines, des mois, des années : Graphiquement, enle concepteur propose que les laps soient séparés par un fin trait de petits pointillés noirs, les jours par un fin trait continu noir, les semaines par un trait de longs pointillées noirs, les mois par un trait continu normal noir et les année par un double trait fin noir. Instant présent : L'instant présent sépare le temps en 2 périodes : la période prévisionnelle et la période exécutée. Toutefois le temps étant dans le GESACT graphiquement divisé en laps, le concepteur considère que la partie planning peut être décomposé en périodes trois périodes: 1. Une période prévisionnelle comprenant tous les laps en amont du laps en cours (laps avant l'instant présent). 2. La période en cours de réalisation comprenant uniquement le laps en cours. 3. La période exécutée comprenant tous les lasp en aval du laps en cours (laps après l'instant présent). Les Utilisateurs : les utilisateurs sont répartis en deux groupes : • les lecteurs : sont les personnes qui ont juste la possibilité de consulter le GESACT en tout ou partie selon leurs responsabilités mais sans la possibilité d'écrire • les administrateurs : sont les personnes qui en plus du droit de lecture ci-dessus, ont le droit d'écrire sur tout ou partie du GESACT selon leurs responsabilités. Les écritures : Il sera simplement demandé aux administrateur du GESACT de respecter la règle d'utilisation suivante: pas d'inscription dans le laps en cours de réalisation( celui dans lequel l'instant présent virtuel se situe), écriture italique dans les laps prévisionnels et écriture droite dans les laps réalisés. • Les écritures inscrites pendant la période prévisionnelle le seront en écriture italique d’épaisseur normale. • Les écriture inscrites après l'exécution, le seront en écriture droite d’épaisseur normale. • Une opération prévue (en italique dans la période prévisionnelle), qui se réalise telle que prévue sera laissée en italique après l'exécution . • Écriture italique et écriture droite permettent de distinguer la période où l'inscription a été faite. Individualisation des administrateurs : Afin de pouvoir identifier l'auteur d'une inscription, chaque administrateur aura l'exclusivité d'une police de caractère. Dans le prototype, se sera à l'administrateur d'utiliser la police de caractère qui lui aura été attribuée. CRÉATION DE LAPS : Pour permettre à l'entreprise, à tout instant, d’adapter le GESACT à son activité, le constructeur a prévu 4 manipulations possible avec les commandes du tableur Excel : insertion de colonne et les commandes copier/coller. 1-Dédoublement dans Laps : exemple : dédoubler le laps de 8h00 à 12h00 pour en faire 2 ( par exemple 8h00-10h45 et 10h45 12h00) Cela consiste à copier le laps à dédoubler et de le coller juste à côté sur une colonne précédemment créee, pour obtenir 2 laps identiques. Il suffit ensuite de modifier les horaires, par exemple 8h00-10h45 et 10h45 12h00 . Il faut ensuite modifier les données pour les seules opérations et/ou opérateurs concernés. 2-Insertion d'un laps : Cela consiste à insérer un nouveau laps vierge, à renseigner les lignes du calendrier, puis à renseigner les données pour les seules opérations et/ou opérateurs concernés par ce nouveau laps. Si 3-Adjonction de laps : Le GESACT sera livré avec seulement 20 colonnes permettant ainsi de visualiser 10 demi-journées d'activité, soit 10 jours activités, donc 2 semaines d’activités classiques. Afin d'avoir un temps d'attente du chargement à l'écran du GESACT le plus court possible, l'idée du concepteur est de générer le calendrier au fur et à mesure des besoins des utilisateurs de l'entreprise. Cette adjonction se fait par paquets de laps d'une semaine , en copiant la dernière semaine générée et en la copiant sur 5 colonnes suivantes. Il suffira ensuite à l'utilisateur de modifier, dans la bande calendaire, les dates, numéro de semaine, et si nécessaire le mois, l’année sur le calendrier; et de corriger les seules opérations ou les seuls opérateurs impactés. Il n'y a donc pas de génération automatique du calendrier. 4-Suppression de laps : Ce sera une opération peu courante. Il faudra simplement veiller à ce qu'il n'y ait plus d'opérations et d'opérateur consernés. Cette manipulation s'effectuera avec la commande du tableur Excel de suppression de colonnes. LA BANDE DES OPÉRATEUR S Les opérateurs Pour chaque opérateur il y aura un bloc de 7 lignes. L'intersection d’une ligne et d'un laps forme une cellule. La première ligne, la seule visible à l'écran sera pour indiquer, dans chaque laps, l'état dans lequel se trouve opérateur : voir chapitre “état des opérateurs”. Les lignes 2 à 7 seront des lignes cachées et sont destinés à recueillir ce que le concepteur appelle les “données” stables” de chaque opérateur. Elles seront décachées juste le temps d'inscrire des données stables. La deuxième ligne sera pour inscrire, dans chaque cellule le nom de l'opérateur, la troisième ligne sera pour inscrire le prénom de l'opérateur la quatrième ligne sera pour y inscrire son métier, la cinquième pour y inscrire sa qualification, la sixième pour y inscrire sa date d'embauche et la septième pour y inscrire celle de sa débauche. Inscription de ces données : Inscription dans la partie Planning : Pour cela il faudra afficher les six lignes cachées correspondantes à partir du laps d'embauche. Afin d'éviter d'avoir à recopier les mêmes données dans tous les laps affichés, le concepteur propose, si c'est facilement possible techniquement que l'inscription dans le premier laps affiché génère l'inscription automatiquement dans tous les autres laps affichés suivants. Si c'est un opérateur embauché que pour quelques jours, l’inscription pourra se faire dans le laps du premier jour et être dupliquée dans les autres laps concernés par drag and drop à la condition que le premier laps concerné ne soit pas le premier laps affiché, sinon les instructions seront répercutée dans tout les laps affichés comme expliqué ci-dessus. Pour un contrat à durée indéterminée la date de débauche ne sera indiquée que lorsqu'elle sera connue, mais elle le sera à partir du jour de l'embauche, car ces données sont principalement destinés à borner la période d'activité d'un opérateur. Il faudra ensuite remasquer les lignes afin de laisser apparente seulement la première ligne, celle des état de l'opérateur. Pour éviter que ces lignes cachées des opérateurs soit décachées intempestivement, il faut prévoir une protection Les cellules de la première ligne ( la ligne d’état), depuis la date d'embauche jusqu’au dernier laps généré ne seront plus grisées mais en blanc indiquant ainsi que l'opérateur est affectable, à moins qu'il ne soit indisponible pour maladie, congé,…. . Cette opération peut se faire manuellement ou être automatisée. Les couleurs de fond de cellules sont mises avec les commandes du tableur EXCEL. C'est le fond blanc et sans inscription ( sans indisponibilité), qui détermine qu'une cellule sur la ligne d’une opérateur est affectable à une opération dans la bande des opérations . Si la cellule correspondant à la date d'embauche n'est pas renseignée, le fond de la cellule de la première ligne (la ligne affichée) sera mis en gris clair. Cela indique que cet opérateur est juridiquement embauché , mais que l'horaire du laps dans lequel se trouve cette cellule avec un fond gris clair n'est pas un horaires de travail pour lui. Il n'est donc pas affectable à une opération. Cela se retrouvera pour les opérateurs travaillant à mi-temps ou à temps partiel et pour les opérateurs embauché en CDD, pour les laps situés entre la date de fin de contrat et le dernier laps généré. État des opérateurs : Sur la première ligne du bloc de ligne relatif à un opérateur, dans chaque cellule formée par l'intersection de cette ligne et d'un laps sera indiqué l'état de l'opérateur : • Pas d’opérateur aucune donnée stable (c'est-à-dire pas de nom, prénom, métier, qualification) . La cellule de la première ligne (ligne d’état :seule ligne visible du groupe de 7 lignes) sera avec un fond gris foncé, • Un opérateur mais sans activité contractuelle ; une ou plusieurs données (les noms, prénoms, métier et qualification sont plus ou moins renseignés). Il faudra donc à chaque inscription démasquer le bloc de 7 lignes de l’opérateur concerné et le remasquer après inscription pour aller renseigner les lignes correspondantes. La cellule de la première ligne (ligne d’état :seule ligne visible du groupe de 7 lignes), sera avec un fond gris clair. • Un opérateur affectable ; Il faudra donc à chaque inscription démasquer le bloc de 7 lignes de l’opérateur concerné et le remasquer après inscription pour aller inscrire la date d'embauche et la date de débauche de l'opérateur sur la sixième et septième ligne cachées. En attente d'affectation à une opération , les cellules concernés de la première ligne (ligne d’état :seule ligne visible du groupe de 7 lignes), seront à fond blanc mais sans incription. • Un opérateur affectable mais indisponible (cellule située postérieure à la date d'embauche), fond de cellule en blanc avec indication de l’indisponibilité. L’indisponibilité étant un état temporaire, variable et court, le concepteur propose que l'utilisateur aille copier, dans le calculateur, sur la bande des opérateurs le titre de la colonne “Indispo” pour aller ensuite à copier sur la première ligne (ligne d’état :seule ligne visible du groupe de 7 lignes), de l'opérateur concerné dans les laps concernés, éventuellement en utilisant le drag and drop pour les cellules adjacentes. Il n'y aura donc pas de démasquage pour cette inscription. Il serait souhaitable que une indisponibilité puiss une affectation. • Un opérateur affecté( cellule avec la dénomination de l'opération avec le fond blanc). Les affectations étant des états temporaires, variable, le concepteur propose que l'utilisateur aille copier la dénomination de l'opération sur la ligne concernée du calculateur dans la bande des opérations, pour ensuite aller la coller dans la partie planning, sur la première ligne (ligne d’état :seule ligne visible du groupe de 7 lignes) de l'opérateur concerné dans les laps concernés ayant un fond blanc sans inscription, en utilisant éventuellement le drag and drop pour les cellules adjacentes. Il n'y aura donc pas de démasquage pour cette inscription LA BANDE DES OPÉRATIONS Les opérations Comme pour chaque opérateur, pour chaque opération il y aura un bloc de 7 lignes. Le principe est identique à celui des opérateurs L’intersection d'une ligne et d'un laps forme une cellule. Seule la première ligne sera apparente pour chaque opération. Dans chaque laps, la cellule de la première ligne sera pour indiquer l’état de l’opération. Les autres lignes ne seront affichables que pour l’enregistremùent des données stables off. La cellule de la deuxième ligne sera pour y inscrire la dénomination de l'opération, la troisième ligne sera pour inscrire la localisation de l'opération quatrième ligne sera pour y inscrire la charge prévue pour la réalisation de cette opération, la cinquième pour y inscrire l’avancements prévu ( si avant l’instant présent) ou pour réalisé ( si après l’instant présent), la sixième pour y inscrire de début de l'opération et la septième pour y inscrire celle de la fin de l'opération. Inscription de ces coordonnées : Les modalités d'inscription sont identiques aux modalités d'inscription pour les opérateurs. Le concepteur recommande d'afficher tous les laps situés entre la date d’inscription d'une opération et le dernier laps généré, même si l'opération à une durée déterminé techniquement ou juridiquement. • Si des cellules d’un groupe de 7 lignes ne comportent aucune donnée (dénomination, localisation, charge, avancement) , la ligne d’état est avec un fond gris foncé. • L’inscription de la dénomination et de la localisation de l’opération se font dans les lignes masquées dès qu'il y a contact avec un client. L'utilisateur pourra indiquer dans les cellules visibles de la première ligne (ligne d’état :seule ligne visible du groupe de 7 lignes), par exemple qu'une proposition est en cours d'élaboration ou qu'elle a été envoyée, ou que l'entreprise est en attente du bon de commande. Le fonds de cellules sera gris clair ou d'une couleur choisie par utilisateur • Dès que la commande est signée, la charge prévisionnelle est enregistréé. L'utilisateur pourra indiquer dans les cellules visibles de la première ligne (ligne d’état :seule ligne visible du groupe de 7 lignes), par exemple que l'opération est en attente d'ordonnancement. Le fonds de cellules de la première ligne sera gris clair ou d'une couleur choisie par utilisateur • Si les dates contractuelles de début et de fin sont connues, elles seront positionnées sur la ligne d'état (ligne d’état :seule ligne visible du groupe de 7 lignes), de l’opération, ( voir plus loin, comment). Le fonds de cellules sera gris clair. Attention pour le concepteur les dates contractuelles peuvent ne pas être celles d'exécution décidées par l'entreprise. L’opération n'est donc pas assignable à un opérateur. Pour situer les dates contractuelles de début et de fin de réalisation, l'entreprise pourra mettre dans les 2 cellules concernées, une marque. Par exemple une diagonale barrant la cellule de bas en haut pour la date contractuelle de démarrage des travaux et une diagonale barrant la cellule de haut en bas pour la date contractuelle de fin des travaux. L'informaticien pourra proposer un autre style de marque, l’important c’est qu’elle soit visuellement repérable et facilement compréhensible. • C’est l’inscriptions d'une date de début d'exécution choisie par l'entreprise qui met les fonds de cellule de la ligne d’état (ligne d’état :seule ligne visible du groupe de 7 lignes), en blanc . Il faudra donc démasquer le bloc de 7 lignes de l’opération concernée et le remasquer après inscription pour aller inscrire la de début d'exécution la date de fin d'exécution de l'opération sur la sixième et septième ligne cachées.L’opération devient assignable à un opérateur Après la date de fin, les cellules seront mises en gris clair, mais pour que la ligne puisse recevoir l'inscription d'une autre opération il faudra que les données soient également supprimées les cellules correspondantes de la ligne d'état. La ligne d’état sera six alors en gris foncé. Le concepteur propose d'attendre que l'opération soit complètement terminée pour ces données dites stables soient supprimées définitivemen et pouvoir inscrire les données d'une autre opérations. Ces cellules sont positionnées par rapport au calendrier, sur la ligne de l'opération par le directeur des travaux en fonction si possible des dates contractuelles de l’opération, mais aussi des autres opérations en cours et à venir, ainsi que des capacités de réalisation de l'entreprise. Le directeur de travaux en réalisant le positionnement calendaire d'une nouvelle opération procède donc à un ordonnancement des opérations, en même temps qu'il impose un calendrier d'exécution. • Avancement : l’inscription se fait dans la cinquième ligne du bloc de 7 lignes. Il faudra donc à chaque inscription d'avancement démasqué le bloc dans cette ligne concerné et le remasquer après inscription. En attendant le prochain avancement, le présent avancement est enregisré jusqu’au dernier laps affiché au moment de l’enregistrement. La cellule d’état (ligne d’état :seule ligne visible du groupe de 7 lignes), correspondante à la cinquième ligne cachée dans lequel est enregistré un nouvel avancement sera repérée par un encadrement en double trait fin. • Pour éviter que ces lignes cachées des opérations soit décachées intempestivement, il faut prévoir une protection Si la première ligne visible est en mode État (voir ci-après état/calcul), l’utilisateur pourra donc écrire dans les cellules visibles de la première ligne par exemple : le métier, la qualification des opérateurs qui devront être affectés. Il pourra même faire suivre le métier et la qualification du nombre opérateur nécessaire. Par contre il ne pourra pas mettre un chiffre seul sans lettre car un chiffre seul sera pris en compte par la formule de calcul située dans la troisième colonne du calculateur. Les couleurs de fond de cellules sont mises avec les commandes du tableur EXCEL C'est le fond blanc qui détermine qu'une cellule sur la ligne d’une opération est assignable à un opérateur dans la bande des opérateurs . AFFECTATION OU ASSIGNATION On affecte un opérateur à une opération ou on assigne une opération à un opérateur. L'administrateur ira copier la dénomination de l'opération qu'il veut affecter dans la première colonne du calculateur, pour ensuite allez dans la partie planning, la coller sur la ligne de l'opérateur choisi, dans un laps contenant une cellule blanche à la fois sur la ligne de l'opération et sur la ligne de l'opérateur choisi. Puis par drag and drops horizontal, les autres cellules blanche adjacentes sur la ligne de l'opérateur pourrait être également affectées, ainsi que les cellules adjacentes blanches des opérateurs adjacents par un drag and drop vertical, sinon les affectation se feront cellule par cellule. Il serait souhaitable que les cellules grisées ( foncé et clair), et celles ayant déjà une inscription d'indisponibilité ne puissent pas être affectées à l’opération. Evolution du nombre des opérateurs et du nombre des opétrations : Pour s'adapter à l'évolution quantitative des opérateurs et des opérations il suffira d'ajouter des groupes de 7 lignes lignes vers le haut pour les opérateurs et des des groupes de 7 lignes vers le bas pour les opérations. Les lignes créées ne seront jamais effacées. Le concepteur propose d'avoir toujours en réserve un groupe de 7 lignes vierges dans la bande des opérations comme dans la demande des opérateurs, afin de faire des copier/coller autant que nécessaire poursuivre l'expansion de l'entreprise. Degré de finesse d’analyse des opérations : Le concepteur a prévu que l'utilisateur pourra s’il désir créé des sous-opérations pour pouvoir suivre plus précisément certaines parties de l'opération. C'est sous-opérations sont traités de la même manière que les opérations. Il faudra simplement déduire de la charge prévue pour l’opérations les charges prévues pour les sous opérations. On peut concevoir qu'une sous opération pourra être elle aussi décomposée en sous-sous-opérations.. Pour les distinguer on pourra par exemple faire précéder la dénomination de ces sous-opérations d'une numérotation décimal ou alphabétique. Les totaux verticaux des bandes ; La ligne des totaux verticaux de la bande des opérateurs fera le total des heures non affectées c'est-à-dire le décompte des cellules à fond blanc sans aucune inscriptions x la durées du laps. INTERACTION ENTRE LA BANDE DES OPÉRATEURS ET CELLE DES OPÉRATIONS : Il n'y a qu'une seule interaction entre la bande des opérateurs et celle des opérations, sinon ces deux bandes sont totalement autonomes tant dans la partie planning que dans la partie calculateur. L'interaction consiste à faire le décompte d'heures des opérateurs affectés à l'opération. La commande ETAT - CALCUL située sur le calculateur dans la deuxième colonne sur la ligne des mois permet à l'utilisateur d'indiquer pour chaque cellule de la bande des opérations si elle doit être en “ETAT” de recevoir des “indications” (lettres seules ou lettres et chiffres ) ou être en mode “CALCUL”, c’est à dire avec la formule de calcul du dénombrement des heures des opérateurs affectés. La formule de calcul permet de calculer le nombre d’heures d’opérateurs affectés à l'opération (décompte du nombre opérateur affecté à cette opération multipliée par la durée du laps). Si le laps n'a pas d'horaires et par conséquent pas de durée, le calcul sera impossible, la formule ne pourra pas être appliquée. Par contre si le laps à une durée égale à zéro le résultat de la formule sera zéro. En mode “ETAT” il n'y a aucun lien entre les deux bandes. Le mode « calcul » ne s'appliquent pas. L'utilisateur pourra inscrire dans chaque cellule, ce qu’il voudra à condition que ce ne soit pas que de chiffres( voir le calculateur et après). En mode CALCUL, c’est la seule commande qui permet une liaison entre la bande des opérations et la bande des opérateurs, sinon ses 2 bandes non aucun rapport entre elles. C'est le mode « ETAT » qui est le positionnement initial de la cellule. Le mode « CALCUL » doit être mis à partir de la commande située sur le calculateur, par copie de la formule qui se trouve dans la commande «CALCUL » et par sa recopie dans les cellules de l'opération que l'utilisateur voudra avoir le dénombrement des heures des opérateurs affectés à cette opération dans la bande des opérateurs. La fonction drag and drop pourra être utilisée. Je LE CALCULATEUR Le calculateur est un ensemble de 6 colonnes que le concepteur a placé à demeure à gauche de l'écran. Il suit la partition en bandes (bande des opérateurs, bande calendaire, bande des opérations) de la partie planning. La largeur des colonnes sera la même que celle des laps. Le concepteur souhaite avoir à l’écran obligatoirement les 6 colonnes du calculateur et si possible 20 laps dans la partie planning, soit 26 colonnes. La largeurs de ses colonnes est conditionnée par les inscriptions que l'utilisateur voudra y faire figurer d'une manière visible. Il veillera toutefois à minimiser au maximum la largeur de ces colonnes afin que le calculateur laisse la possibilité à 20 laps du planning de s'afficher. Le concepteur souhaite que les 6 colonnes du calculateur et les 20 laps du planning puisse être imprimé sur une feuille de format A4. Il a pour objectif dans la bande des opérateurs comme dans la bande des opérations : • d'afficher sur chaque ligne d’état des opérateurs et des opérations(seule ligne visible du groupe de 7 lignes ), les données rencontrées dans les lignes masquées correspondantres du bloc des 7 lignes )le premier laps affiché renseigné qu’il rencontre. (si c'est trop compliqué à mettre en œuvre informatiquement, le concepteur propose d'afficher les renseignements du premier laps affiché). • d'afficher les résultats de calculs horizontaux, verticaux et différents calculs nécéssaires aux utilisateurs pour se servir efficacement du GESACT. Le calculateur fera toujours les calculs que sur les laps affichés, Il faudra donc masquer temporairement les laps qui ne seront pas à prendre en compte, puis les démasquer sitôt après. Le calculateur fera toujours les calculs que sur les lignes affichées des opérateurs et des opérations, Il faudra donc masquer temporairement les lignes qui ne seront pas à prendre en compte puis les démasquer sitôt après. Pour les Opérateurs : Dans la première colonne du calculateur: pour chaque ligne s'affiche le premier nom d'opérateur rencontré dans le premier laps renseigné. Si c'est techniquement difficile a réaliser c’est le nom de l'opérateur (s’il y en a un) situé dans le premier laps affiché qui s'affichera dans la première colonne du calculateur Dans la deuxième colonne du calculateur: pour chaque ligne s’affiche le prénom de l'opérateur avec les mêmes mécanisme que ci-dessus. Dans la troisième colonne du calculateur, sur chaque ligne de chaque opérateurs s’affichera le total des heures affectées de l’opérateur à une opération, dans les laps affichés. Dans cette colonne, la cellule de chaque ligne d'opérateur aura pour mission d'aller détecter dans les seules cellules à fond blanc, les denominations des opérations en multipliant chacune d'elles par la durée de leur laps et de l’afficher. Les dénominations sont les seules inscriptions de la bande des opérateur qui viennent de la bande des opérations. On peut aussi dire que c'est la seule inscription qui ne vienne pas de la bande des opérateurs. Sur la ligne des totaux s'affiche le total des totaux des heures affectées de tous les opérateurs. Dans la quatrième colonne du calculateur, sur chaque ligne d'opérateur s'affichera le total des heures d'indisponibilité de l’opérateur dans les laps affichés. Dans cette colonne, la cellule de chaque ligne d'opérateur aura pour mission d'aller détecter dans les seules cellules à fond blanc, l'inscription de l’indisponibilité inscrite en titre de la colonne en multipliant chacune d'elles par la durée de leur laps et de l’afficher. Sur la ligne des totaux s'affiche le total des totaux des heures d’indisponibilité de tous les opérateurs. Dans la cinquième colonne du calculateur : pour chaque ligne s’affiche le niveau de qualification de l'opérateur, avec les mêmes mécanisme que ci-dessus. Dans la sixième colonne du calculateur : pour chaque ligne s'affiche le métier de l'opérateur, avec les mêmes mécanisme que ci-dessus. Pour les Opérations : Dans la première colonne du calculateur : pour chaque ligne s'affiche la dénomination de l’opération, avec les mêmes mécanisme que ci-dessus. Dans la deuxième colonne du calculateur : pour chaque ligne s’affiche la localisation de l’opération, avec les mêmes mécanisme que ci-dessus. Dans la troisième colonne du calculateur :sur chaque ligne d’opération s’affichera le total des heures d’opérateurs affectées à l’opération dans les laps affichés. C'est la simple addition des temps affectés dans chaque laps affiché dans la partie planning. Sur la ligne des totaux s'affiche le total des totaux des heures affectées de toutes les opérations. Dans la quatrième colonne du calculateur : sur chaque ligne d'opération s'affichera l’avancement le plus grand des opérations rencontrées parmi les laps affichés sur la ligne cachée correspondante (Ce sera en général le plus près du dernier laps affiché). Sur la ligne des totaux s'affiche l’avancement moyen des avancements de chaque opération. La formule de calcul est la suivante : (somme des produits de chaque charge par son avancement) / le total de charges prévues. Dans la cinquième colonne du calculateur : pour chaque ligne s'affiche la charge néccessaire pour terminer l’opération à la cadence constatée au dernier avancement enregistré, avec les mêmes mécanisme que ci-dessus. Dans la sixième colonne du calculateur : sur chaque ligne d'opération s'affichera la charge de l’opération rencontré dans le premier laps affiché renseigné sur la ligne cachée correspondante. Comme l'opération est enregistrée dès la signature du marché, cette donnée existe même si l'exécution de l'opération n’est pas commencée. L’avancement est alors à 0. Sur la ligne des totaux s'affiche le total des charges de chaque opération. La bande calendaires du calculateur : Dans cette partie sont inscrites les informations utiles pour les utilisateurs : Dans la première colonne des calculateurs sur les lignes du calendrier on trouvera les coordonnés du dernier laps affiché. En effet si la période affichée contient plus de 20 laps, les laps suivants ne seront pas visibles à l'écran. Cet affichage du dernier laps affiché permet à l’utilisateur de connaître les dates des laps bornant la période des calculs puisque la date du premier laps affiché est lisible sur la partie planning le nom de l'entreprise et sa situation, : Ent THEODORE Saumur le nom de l'outil : GESACT , et au-dessus les dates d'embauche et de débauche les plus anciennes trouvées dans le premier laps s'affiché, et en dessous les dates de début et date de fin des opérations les plus anciennes trouvées dans le premier laps s'affiché. Quand il y a un seul opérateur et une seule opération affichés, cette fonctionnalité affiche les dates d”embauche et de débauche ( si elle est connue) du seul opérateur affiché, et les dates de début et de fin d’éxécution de la seule opération affichée Les titres des colonnes et pour celles qui ont des chiffres le total de la colonne et pour certaines un pourcentage. Dans la cinquième colonne s’afficheront les coordonnées du dernier laps généré. Dans la sixième colonne s'afficheront les résultats des calculs des GAINS ou PERTES, au du premir laps affiché jour en quantité d’heures et en pourcentage et en prévisionnel pour la fin du chantier en quantité d’heures et en pourcentage. L'utilisateur trouvera également dans cette sixième colonne sur la ligne des durées la quantité d'heures normales trouvée sur les laps affichés pour un seul opérateur disponible dans tous les laps affichés. C'est le nombre d'heures normales qu’effectuerait un seul opérateur sur la période affichée. L'utilisateur trouvera également dans cette sixième colonne sur la ligne des coefficients horaire le total des heures supplémentaires qu'effectuerait un seul opérateur sur la période affichée. Dans la deuxième colonne l'utilisateur trouvera la commande ETAT- CALCUL qui permet d'insérer ou d’enlever la formule de calcul du dénombrement des heures affectées sur la première ligne du bloc de ligne de chaque opération. MANIPULATION AVEC LES COMMANDES DU TABLEUR EXCEL Masquage et démasquages des colonnes de la partie planning : Les inscriptions se faisant sur les laps affichés, la sélection des laps concernés se fera par le masquage des laps sont non concernés, qu'il faudra démasquer une fois les inscriptions terminées. Ces deux opérations se seront à l'aide des commandes du tableur Excel. Masquage et démasquages des lignes de la bande des opérateurs et/ou des opérations : L'utilisateur sera parfois amené à masquer certaines lignes pour ne laisser apparaître par exemple que les opérateur du seul métier nécessaires à l'exécution d'une opération, ou dans la bande des opérations masquer certaines lignes pour ne laisser apparaître par exemple que les opérations se réalisant dans la même localisation. Pars contre les 6 lignes cachées des opérateurs et des opérations ne devront pas être démasquées avec la commande ci-dessus. Il faudra donc un mode opératoire différent pour les lignes cachées. Insertion de commentaires : Le concepteur pense mettre à disposition l'insertion de commentaires du tableur Excel pour les administrateurs du GESACT, notamment pour informer les intéressés des modifications envisagées ou exécutées. Fin du descriptif de base FONCTIONNALITÉS COMPLÉMENTAIRES Elles feront chacune d’objets d’un devis séparé qui sera présenté comme option au devis de base. Merci de signaler au concepteur si éventuellement des fonctionnalités ci-après posent un problème technique de mise en œuvre avec un tableur Excel. Molette sélective : Le concepteur souhaite offrir à l'utilisateur la possibilité de mesurer plus finement son activité. Par exemple dans la bande des opérateurs, sur le calculateur pour chaque opérateur il y a que la possibilité de comptabiliser globalement les indisponibilités de chaque opérateur sur la période des laps affichés. Il serait possible de différencier les différents motifs d'indisponibilité (voir liste ci-dessous). Pour cela le concepteur imagine que d’un clic droit sur le titre il pourrait y avoir une fenêtre (sur le schéma c'est le terme molette sélective qui est employé) qui s'ouvrirait avec la liste de différents motifs d'indisponibilité. Il suffirait de cliquer sur l’un d’eux pour que celui-ci s'affiche, et que dans la colonne au-dessus ne s'affiche sur chacune ligne d'opérateur, que les totaux horizontaux de cette indisponibilité trouvé dans les laps affichés dans la partie planning. Exemple, dans la bande des opérateurs : "fenêtre de sélection d'affichage " permettant l'affichage dans cette colonne du calcul pour les lignes de chaque opérateur des différentes sortes d'indisponibilités, et la totalisation en pied de colonne: IND,…: toutes les indisponibilités confondues ou indisponibilité indifférenciée IND,C.Pay : indisponibilité pour Congés Payés IND,mal : indisponibilités maladies IND,mater : indisponibilités maternité IND,pater : indisponibilités paternité IND,forma : indisponibilités formation IND, RTT : indisponibilités pour RTT IND,AccTra: indisponibilités accident du travail IND, CsSolde : indisponibilités congés sans solde IND,Mis à P : indisponibilité pour mise à pied IND,Com En : indisponibilité au titre du comité d'entreprise IND, CHSCT : indisponibilité au titre du comité d'hygiène et de sécurité IND, DélSyI : indisponibilité au titre de délégué syndical IND, PompVo : indisponibilité au titre de pompier volontaire IND,Intemp ; indisponibilité pour intempéries Un nouveau clic droit fera revenir la liste des indisponibilités, et il suffira de cliquer sur l’”IND,.... pour revenir à l'affichage de toutes les indisponibilités confondues : IND, ..... Un double clic sur l’indisponibilité choisie pourrait faire s'afficher dans la bande des opérateurs que les opérateurs ayant une indisponibilité de ce type. Il en est de même pour toutes les « molettes sélectives » indiquéé sur le schéma du tableur GESACT. Exemple pour le total d’heures normales ou supplémentaires par coefficient situé dans la sixième colonne du clculateur et sur la ligne des durées, avec une “molette” l'utilisateur pourrait ouvrir une fenêtre et sélectionner le coefficient d’heure dont il voudrait avoir le total. Automatisation: le concepteur souhaite que les coordonnées calendaires du dernier laps affiché dans la partie planning s’affichent automatiquement dans la première colonne dans la bande calendaire du calculateur plutôt que l'administrateur hi recopier l'information dans le dernier laps affiché Affichage automatique :Il souhaite de même que les coordonnées calendaires du dernier laps généré s’affichent automatiquement dans la cinquième colonne dans la bande calendaire du calculateur, Sécurité : Le concepteur souhaite que les données dites stables (nom, prénom, métier, qualification ; dénomination, localisation, charge prévue ne puissent pas être modifié par inadvertance. Il faudrait donc mettre en place une protection ou un verrouillage de certaines cellules /lignes. L'informaticien pourra voir avec le concepteur ce qu'il est possible de faire simplement avec les commandes du tableur Excel. Archivage : Afin d'alléger le GESACT et que les utilisateurs n’aient pas tout l’historique à disposition, le concepteur envisage d'archiver la période éxécutée, c’est à dire la période qui n’a plus d’opérateurs en activité ni d'opérations en cours. Cela pourrait se faire par la copie de cette période du planning et son transfert sur un autre GESACT dit d’archivage. Ce GESACT d’archivage fonctionnerait exactement comme un GESACT et permettrait la consultation des opérateurs et des opérations archivés. GESACT de consultation : Le concepteur imagine un GESACT avec un affichage restreint à l'usage de certain d'utilisateurs. Par exemple pour les opérateurs sans responsabilité, avec seulement la bande calendaire de la bande des opérateurs pourrait leur être accessible , pour qu'ils aient la possibilité de le consulter (seulement lire), sans qu'ils aient la possibilité de faire des modifications. GESACT d’enregistrement : Les chefs d'équipe qui aurait à renseigné l'exécution des opérations réalisées pourraient avoir accès à un GESACT partiel ,avec les trois bandes, mais seulement avec les trois premières colonnes du calculateur et seulement pour les laps exécutés, donc uniquement les laps après l’instant présent. Vérification par le supérieur : Pour signaler qu’un supérieur à vérifier une information enregistrée il pourrait être utiliser le soulignement supérieur ( au-dessus de l'inscription, si cela existe, sinon cela pourrait être un soulignement en dessous). Un soulignement supérieur serait strictement réservé aux niveaux hiérarchiques, et interdirait automatiquement aux subalternes la modification de cet enregistrement. On peut imaginer 2 niveaux supérieurs hiérarchiques avec un soulignement supérieur fin et l'autre avec un soulignement supérieur gras. je Instant présent : L'instant présent est représenté sur le schéma , dans la partie planning, par un trait vertical en pointillés courts et longs alternés pour faciliter la compréhension du fonctionnement du GESACT. Il représenterai l'horaire officiel du lieux ( attention au changement d'heures, ou l'horaire officiel de l'entreprise si ses activités sont réparties sur plusieurs fuseaux horaires) et serait déplacé automatiquement par une horloge ( attention la largeur des laps n'est pas proportionnelle à leur durée). Ce trait vertical interdirait d'écrire dans le laps contenant l'instant présent , ce qui a pour conséquence que dès que le laps est commencé, il ne pourra plus être modifié en mode "prévisionnel" et qu'il ne pourra pas encore être modifié en mode "réalisé" tant qu'il ne sera pas terminé. L'instant présent qui se déplace automatiquement pourrait déterminer automatiquement le style écriture préconisé par le concepteurs ( voir le chapitre “ les styles d’écriture ) pour visualiser les données enregistrées avant l'instant présent de celles enregistrées après l'instant présent. L'informaticien pourra réalisé le déplacement automatique de l'instant présent décrit ci-dessus que si sa réalisation informatique est facile et peu onéreuse. Défilement des lignes des opérateurs et défilement des lignes des opérations : Le nombre de lignes affichables à l'écran est restreint (entre 12 et 15 lignes pour chaque bande).. Le concepteur souhaite que les utilisateurs puissent faire dérouler les lignes de chaque bande comme si elles étaient inscrites sur un rouleau cylindrique horizontal, ou par un ascenseur pour chaque bande. Défilement des laps : de la même manière, l’écran limitées à environ 20 laps, si la période affichée est supérieur à 20 laps, le concepteur souhaite que les utilisateurs puissent faire défilé les laps avec un « ascenseur horizontal comme sur un tableur Excel, la partie calculateur du GESACT restant fixe. Inscription automatique à partir du premier laps affiché: Plutôt que de faire un drag and drop sur tous les laps affichés à partirle du premier laps affiché, le concepteur propose d'utiliser le premier laps affiché pour inscrire une donnée sur un grand nombre de laps Chacune des 4 premières coordonnées propres à chaque opérateur (nom, prénom, métier, qualification, ) sera inscrite manuellement sur les lignes démasquées dans le premier laps affiché. Elles seraient reproduites automatiquement sur leur ligne respective du bloc de lignes de l'opérateur, dans chaque laps affiché dans la partie planning. Il faudra donc que le premier laps affiché soit celui de la date d'embauche. Le dernier laps affiché sera souvent le dernier laps généré. Le concepteur recommande d'afficher tous les laps situés entre la date embauche et le dernier laps généré, même si l'opérateur est embauché en CDD, car un CDD peut être prolongé voire transformé en CDI. Les cellules de la première ligne ( la ligne d’état), depuis la date d'embauche jusqu’au dernier laps généré ne seront plus grisées ( en blanc ou d’une coulrur choisie par l’entreprise ), indiquant ainsi que l'opérateur est affectable à moins qu'il ne soit indisponible pour maladie, congé,…. . Cette opération peut se faire manuellement ou être automatisée. Pour la date de débauche d’un opérateur en CDD, il faudra l’inscrire manuellement, en même temps que la date d’embauche en suivant la même procédure que pour la date d’embauche. La date de débauche sera reproduite automatiquement sur sa ligne correspondante du bloc de lignes de l'opérateur, dans chaque laps affiché dans la partie planning. Les cellules en amont de cette date de débauche seront grisée dans les laps après cette date pour signaler que l’opérateur ne fera plus parti de l'entreprise après cette date, à moins que son contrat soit renouvelé ou transformer en CDI. Pour un opérateur en CDI cette inscription ne peut se faire que dès la date de son départ est connue, mais les cellules seront grisées que sur les laps situés après la date de son départ. Elles seront aptes à recevoir un nouvel opérateur , toutefois le concepteur recommande d'attendre que l'opérateur soit complètement parti de l'entreprise avant de réinscrire un nouvel embauché. CALCULATEUR *

Commentaire de l' administrateur :

• Le client est: Auto-entrepreneur .
• Le client affirme souhaiter concrétiser son projet: asap++
• Objectif du projet: Création d'un tableur Excel
• Details du projet: Création d'un tableur Excel
• Technologie utilisée ou conseillée: Excel .
• Logiciel utilisé ou conseillé: Excel .
• Estimation du budget par jour appliqué: 400 euro
• Type de mission: Télé-travail .
• Estimation du délai de réalisation: 1 journée ou plus